Menerapkan prosedur kegiatan rapat ( teleconference )

3.9 Menerapkan prosedur kegiatan rapat

 ( teleconference )

       A.  Pengertian Teleconference

Teleconference adalah penggunaan video/teknologi suara dan komputer yang memungkinkan orang pada lokasi yang berjauhan untuk saling melihat, mendengar, dan berbicara satu sama lain. konferensi video dimana data yang di-transmisikan adalah dalam bentuk video atau audiovisual.

Teknologi video conference ini sangat efisien bagi perusahaan, terutama yang memiliki cabang-cabang perusahaan yang letaknya cukup jauh. Hal ini dikarenakan tekhnologi ini mengurangi biaya perusahaan yaitu biaya perjalanan untuk keperluan rapat atau pertemuan, biaya penginapan, konsumsi dll. Selain itu teknologi video conference ini dapat memungkinkan orang yang tidak dapat berpergian dapat saling berkomunikasi secara tatap muka.

      B.  Pengertian Rapat Dan Jenis-Jenis Rapat

Rapat dapat diartikan pertemuan atau komunikasi yang dilakukan oleh beberapa orang untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan yang terjadi dalam organisasi tersebut :

         1.     Berdasarkan tujuan

a)    Rapat penjelasan (teaching conference)
 Adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada peserta rapat mengenai kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi.

b)   Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)
Adalah rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang dihadapi.

c)    Rapat perundingan (negotiation conference)
Adalah rapat yang diadakan karena ada dua pihak yang berkepentingan, apabila tidak dirundingkan dapat mengakibatkan timbulnya pertikaian atau perselisihan.

         2.    Berdasarkan sifatnya

a)    Rapat formal
Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

b)   Rapat informal
Adalah rapat yang diadakan tanpa terpogram dan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal.

c)    Rapat terbuka
Adalah rapat yang pesertanya tidak terbatas, artinya semua anggota dapat hadir tanpa undangan resmi.

d)   Rapat tebuka
Adalah rapat yang dihadiri hanya orang-orang yang mendapatkan undangan saja.

        3.    Berdasarkan frekuensinya

a)    Rapat rutin
Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya dan sesudah terprogram.

b)   Rapat insidental
Adalah rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi.

       4.    Berdasarkan jangka waktunya

a.    Rapat mingguan, yaitu rapat yang dilakukan tiap satu minggu sekali.

b.    Rapat bulanan, yaitu rapat yang diselenggarakan tiap satu bulan sekali.

c.    Rapat semesteran, yaitu rapat yang dilakukan tiap enam bulan sekali.

d.    Rapat tahunan, yaitu rapat yang dilakukan tiap setahun sekali biasanya pada akhir tahun/tutup tahun.

C.  Perangkat Teleconference

Perangkat Teleconference merupakan alat untuk melakukan pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telephone atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan     audio-video (videoconference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

D. Macam - Macam atau Jenis Teleconference

Jenis Teleconference ada beberapa, yaitu :

 1. Audio Conference 

     adalah pertukaran informasi hanya melalui suara dengan medium panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih suara saluran telepon dalam waktu yang bersamaan. Audio Conference memiliki kelebihan dibanding web conference dan video conference, karena biaya yang relatif murah. Namun kelemahan dari Audio Conference adalah hilangnya koneksi personal dalam bisnis ketika hanya suara koneksi hanya suara koleganya saja yang bisa terdengar. Saat beberapa pihak terlibat dalam satu pembicaraan dalam percakapan telepon dalam satu panggilan secara bersamaan, maka kemungkinan pihak tersebut berbicara dalam satu waktu yang sama menjadi lebih besar.

 2. Web Conference 

     adalah dimana presentasi atau dokumen dapat dibagi dan disebarluaskan melalui internet. Keuntungan utamanya adalah presenter dokumen dapat memberi penjelasan mendetail mengenai suatu dokumen, sementara web  lain dapat secara serempak melihat dokumen presentasi tersebut.

 3.VideoConference
  adalah  layanan yang menyediakan fasilitas untuk mempertemukan dua pihak atau lebih yang berada dilokasi yang berbeda, menggunakan jaringan komputer dengan komunikasi audio dan video.

E.Kegunaan atau Manfaat Teleconference

              A.   Bagi pelajar

o   Bisa dibuat untuk percontohan [ada pelajar atau siswa agar mengerti tentang bagaimana penggunaan   teleconference itu sendiri

o   Menambah wawasan bagi pelajar tentang apa itu teleconference

o   Memudahkan siswa saat akan melakukan kegiatan teleconference sendiri 

                                     

              B.    Bagi Guru

o   Mengajarkan pada murid muridnya tentang telecoference 

o   Membuat murid mengenal teleconference sejak remaja agar mudah pengaplikasian saat dewasa

             C.    Bagi Perusahaan

o   Memudahkan perusahaan dalam hal jarak tempuh yang jauh dan sebagainya 

o   Memudahkan perusahaan membahas masalah bersama walau tidak berada pada satu tempat yang sama 

F. Manfaat Teleconference

1)    Membantu individu maupun kelompok untuk dapat berkomunikasi
dengan lebih mudah dan relatif murah dalam pelaksanaan konseling.

2)   Memberikan kesempatan kepada individu untuk berkomunikasi lebih
baik dengan menggunakan informasi yang mereka terima tanpa perlu
bertemu secara fisik (cyber counseling).

3)   Memungkinkan konseling tidak merasa malu/canggung yang bisa
dilakukan kapan dan dimana saja

4)   Walaupun kegiatan konseling dilakukan dengan jarak jauh namun
kerahasian konseli harus tetap terjaga.

5)   Dapat menghemat waktu konselor karena dapat melakukan layanan
dimana saja walaupun tempatnya berjauhan

 G. Tujuan Dari Teleconference 

Tujuan menggunakan teleconference adalah memudahkan seseorang atau orang banyak dalam meringkas waktu. Karena waktu yang seharusnya digunakan untuk menuju tempat yang sama tersebut bisa digunakan untuk hal lain yang lebih membutuhkan. Karena kita telah melakukan kegiatan teleconference untuk bisa mendengar dan melihat langsung dengan jelas orang yang ingin kita temui melalui media tersebut.Tanpa perlu bersusah payah menghabiskan banyak waktu yang kita punya.

H. Keunggulan dan Kelemahan Teleconference

Keunggulan Teleconference

      Tidak adanya kepemilikan metode dalam mengakses Internet denga standar WAP baik pada isi maupun layanan.

      Menghemat biaya

      Menghemat waktu

Kelemahan Teleconference

      Konfigurasi telepon seluler untuk service WAP masih termasuk sulit 

      Jumlah telepon seluler yang mendukung WAP masih terhitung sanagt sedikit.

      Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan atau organisasi tertentu yang mempunyai cukup dana dan sangat membutuhkan yang memiliki konferensi video.

 I. Cara kerja Teleconference

   Pertama-tama pilih software Microsoft Visual C# 2005 yang merupakan Integrated Development Environment (IDE) yang berbasiskan .NET Framework 2.0 SP1. Microsoft Visual C# menyediakan Graphical User Interface (GUI) yang mudah didesain dan memiliki banyak library yang sangat membantu dalam pembuatan sistem. Selain itu, digunakan beberapa library tambahan seperti :

v  Microsoft Managed DirectShow

v  ConferenceXP RTP Filter

v  Microsoft Visual C++ 2005 Redistributable

v  Windows Media Player 11 Codec
    

Pertama kali, user harus memilih jenis IP yang akan digunakan (IPv4 atau IPv6) dengan memilih radio button. Untuk memilih IP address, user dapat mengklik combo box dan memilih IP yang terdapat pada komputer. Setelah itu, user menekan tombol centang yang ada di kanan bawah. Jika user diperbolehkan untuk bergabung ke dalam konferensi, akan muncul form set destination IP and port. Setelah user mengisi alamat IP dan nomor port, user akan tergabung ke dalam konferensi.

j. Prosedur penyelenggaraan rapat

1. Persiapan

§  Menyiapkan rencana

§  Menyiapkan agenda rapat

§  Menyiapkan kertas kerja

§  Menyiapkan pembicara/peserta

§  Menyiapkan perlengkapan rapat

2.    Pelaksanaan

ü  Pembukaan

ü  Tata tertib rapat

ü  Pengendalian

ü  Mengatur waktu

ü  Pengambilan keputusan

ü  Penutupan rapat

3.    Laporan dan Evaluasi

a.    Pelaporan
-    Jelas, lengkap dan singkat

-      Pembuat laporan harus mengikuti rapat

-      Isi jam/tanggal, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan

Keputusan

b.    Evaluasi

-      Dilakukan bersama panitia/pengurus

-      Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan dan hasil.