Materi Teknologi Perkantoran (Memahami teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual office)

Materi Teknologi Perkantoran

Kelas x

3.1 Memahami teknologi perkantoran, 

      otomatisasi perkantoran, dan virtual office

A.           Pengertian Teknologi Perkantoran

        Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah,memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu, perlu sekali mengenal tentang jenis-jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunakannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya (Pakpahan, 2006)

B.           Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya

        Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.

a)     Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu :

·       Peningkatan mutu tenaga kerja

·       Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja

·       Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja

·       Meringankan tenaga dan pikiran pegawai

b)     Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu :

·       Mempercepat penyelesaian pekerjaan

·       Mempermudah menyelesikan pekerjaan

·       Menyederhanakan prosedur kerja

·       Memperlancar pekerjaan

c)     Manfaat terhadap hasil kerja yaitu :

·       Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor

·       Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan

·       Memenuhi standar mutu tertentu

·       Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor

a)    Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :

·       Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran

·       Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu

·   Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan

·       Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya

·  Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.

C.           Hakikat Otomatisasi Perkantoran

       Otomatisasi dalam Bahasa Inggris disebut automation memilikipadanan kata mechanization dan computerization (Lernout & HauspieSpeech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu:

1.     The use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan

2.     The automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).

Mechanization yang memiliki katakerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna:

1.     Equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan

2. Store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

       Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatisyang memiliki sistem kerja sistematis.Otomatisasi akan berdampak padapengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab yang akan datang. Otomatisasi sangat terkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih  khususnya komputer.Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.

       Perkantoran sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

       Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/ e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (Local Area Network/LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah. Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis.

       Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1.     Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya yaitu:

·         Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

·         Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik ataubaterai.

2.     Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:

·       Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

·       Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

3.     Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu :

·       Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya ;

-      Mesin tulis

-      Mesin penomor

-      Mesin dikte

-      Asahan pensil

·       Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;

-      Pembuka surat

-      Pemotong kertas

-      Mesin penjilid

-      Pencatat uang kas

-      Hechtmachine

·       Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;

-      Mesin jumlah

-      Komputer

-      Mesin hitung

·       Mesin-mesin untuk memperbanyak bahanketerangan

-      Mesin stensil

-      Mesin perekam sheet

-      Mesin stencil spirtus

-      Mesin offset

-      Mesin fotocopi

-      Berbagai mesin cetak

·       Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan :

-      Telepon dan interphone

-      Facsimile Teleprinter

       Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/ kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harusmenjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.

       Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

                                           

D.           Manfaat Otomatisasi Perkantoran

         Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

        Otomasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomasi kantor (office automation) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor yaitu: Manajer, Profesional, Sekretaris, dan Clerical employee (klerk).

        Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha manusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain : banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan, para sekretaris atau tenaga administrasisangat sibuk dengan tugas administratifnya.

        Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Fasilitas dari otomasi perkantoran meliputi berbagai jenis komputer dari mulai komputer besar sampai komputer pribadi melalui jaringan komunikasi dengan mesin facsimile dan pencetak, pengolahan kata, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturan jadwal rapat otomatis, sistem informasi manajemen, dan pemrograman.

        Otomasi kantor, contohnya seperti pada perindustrian pabrik yang sistemnya hanya ditempatkan pada pusat pengendalian perusahaan. Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer. Pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis pekerjaan maupun tata cara penanganannya (struktur manajemendankaryawan).

        Otomasi perkantoran, sering juga disebut sebagai kantor elektronik, karena aliran dokumen dari satu bagian ke bagian lain dilakukan secara elektronik. Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha manusia. Kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.

        Para ahli komputer mempunyai tanggung jawab, karenadengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer terhadap profesi yang mereka lakukan dan setiap orang harus memiliki etika masing-masing.

        Tanpa adanya etika profesi yang mereka lakukan maka tidak akan dapat berjalan dengan lancar sesuai apa yang mereka harapkan. Dalam Kesenjangan keahlian yang ada pada otomasi kantor dalam masyarakat sangat menajamkan persaingan antara tenaga ahli dan tenaga bukan ahli. Kebutuhan akan komputer sangat menarik dalam kehidupan masyarakat dan sangat diperlukan.

        Sebagian orang memandang bahwa komputer hanya merupakan alat yang hanya dapat dimiliki oleh golongan yang mampu. Misalnya, kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkan beban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidak berkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olah bidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer.

                

      Manfaat Otomatisasi Perkantoran :

Ø  Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan bahkan dan dirawat.

Ø  Dapat Meletakkan landasan yang kuat untuk  integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Ø  Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

Ø  Pemecahan masalah kelompok atau tim.

Ø  Cara otomatisasi perkantoran berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

Ø  Sebagai pelengkap bukan pengganti.

Ø  Sebagai suatu cara komunikasi bisnis otomatisasi perkantoran tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka percakapan telepon pesan tertulis pada memo dan sejenisnya otomatisasi perkantoran hanya melengkapi komunikasi tradisional.

Ø  Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

Ø  Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

E.           Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1.     Word processing

          Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

2.     Electronik mail

          Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3.     Voice mail

          Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

4.     Electronic calendaring

          Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

5.     Audio conferencing

          Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6.     Video conferencing

          Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan ), yaitu :

          6.1 Video satu arah dan audio satu arah

          6.2 Video satu arah dan audio dua arah

          6.3 Video dan audio dua arah

7.     Computer conferencing

          Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

          Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.

Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

8.     Facsimile transmission

          Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

9.     Videotext

          Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10.  Image storage and retrieval

          Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11.  Desktop publishing

          Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem dtp terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan dtp sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.

F.            Kantor virtual

         Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Sebuah kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering disamakan dengan “kantor pusat bisnis” atau “eksekutif suite” yang menuntut confensional sedangkan sewa kantor virtual yang sejati tidak mengharuskanpengeluaran.

        Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik.

G.           Manfaat Kantor Virtual

        Bisnis Online bekerja saat ini sudah banyak ragam dan jenisnya, bekerja bukan hanya di kantor pemerintahan dan perusahaan swasta. Tapi yang mulai mendapat reputasi di kalangan pencari kerja saat ini adalah bisnis online. Saat ini sudah mulai banyak yang menggeluti pekerjaan ini, baik secara full time maupun secara freelance.bisnis online mulai menjadi pilihan peluang usaha alternatif bagi siapa yang ingin berpikirkreatif.

        Ada beberapa kelebihan bekerja secara online dibandingkan dengan bekerja secara langsung dikantor atau perusahaan. Berikut akan diuraikan mengenai beberapa keuntungan yang bisa kita dapatkan dari bekerja secara online dimana kita mempunyaikantor virtual sendiri.

1)     Lebih Fleksibel

  Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.

2)     Hemat Biaya

  Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukungkeberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.

3)     Banyak Pilihan Pekerjaan

  Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.

4)     Penghasilan Tak Terbatas

  Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaransebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kitakerjakan.

5)     Banyak Mempunyai Waktu Luang Dengan Keluarga

  Dengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengan keluarga lebihbanyak, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemudengan istri dan anak kita. Sehingga hubungan dengan keluargapun menjadilebih harmonis.

H.      Kerugian dari kantor virtual :

Ø  Rasa tidak memiliki

Ø  Takut kehilangan pekerjaan

Ø  Semangat kerja rendah

Ø  Ketegangan keluarga.