Materi Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas XI
Materi Pengantar
Administrasi Perkantoran Kelas XI
BAB 5
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
1. Sistem
Sistem adalah kumpulan
komponen yang masing-masing komponen memiliki fungsi dan saling berinteraksi,
saling bergantung, serrta memiliki kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai
tujuan tertentu. Sistem menghasilkan sinergi sehingga hasil yang dicapai oleh
sistem lebih besar jika dibandingkan dengan hasil dari masing-masing
komponen-komponennya.
Organisasi atau
perusahaan merupakan Open System, yang memiliki karakteristik
sebagai berikut.
a. Mengandung
Beberapa Input atau Sumber Daya
Adapun yang termasuk
input sistem kantor, anatara lain:
1) Sumber
daya manusia
2) Uang
3) Bahan
4) Alat/Mesin
5) Metode
6) Lingkungan
kantor, baik lingkungan internal, seperti tata ruang, pencahayaan, warna,
maupun lingkungan eksternal kantor.
b. Terdapat
Proses
Proses dalam
organisasi, meliputi :
1) Pembagian
kerja dan kerja sama
2) Kebergatungan
dan Keterkaitan
3) Saling
mempengaruhi dan membutuhkan
Menurut The Liang Gie,
proses sistem kantor, meliputi :
1) Reading atau
menginterpretasi data.
2) Writing,
typing, card medium punching ( menginput data ).
3) Recording (
merekam data ).
4) Sorting (
mengklasifikasi data )
5) Transmitting (
mengirimkan data ).
6) Calculating (
mengkalkulasi data secara matematis ).
7) Comparing (
membandingkan untuk mengecek keakuratan data ).
8) Storing/eliminating (
menyimpan data/ membuang data yang tidak perlu )
c. Menghasilkan
Output
Dalam sebuah sistem
ada sasaran atau output yang ingin dicapai bersama. Output sistem
kantor adalah informasi.
d. Adanya
Kontrol/Pengendalian
Untuk menegetahui
kualitas sistem, diperlukan adanya umpan balik atau feedback.
Informasi balik tentang kinerja sistem ataufeedback ini
melaksanakan fungsi manajemen pengawasan/pengendalian.
Sistem dengan input,
proses, output, dan pengendalian.
2. Data dan Informasi
Menurut Mills (1984)
data adalah fakta mentah, hasil observasi, atau kejadian dalam bentuk angka
atau simbok khusus. Dalam pengertian lain, data adalah deskripsi dari sesuatu
dan kejadian yang kita hadapi. Data dapat disebut informasi apabila data tersebut
sudah diolah dengan urutan tertentu dan dijadikan dasar dalam bertindak.
Pengolahan data bertujuan untuk menyusun dan menempatkan data tersebut dalam
konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakana.
Informasi merupakan
hasil dari pengolahan data menjadi bentuk lebih berguna bagi yang menerimanya
serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai
alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan
juga sebagai data dengan tolok banding. Atau data yang telah diolah menjadi
suatu kesimpulan yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan dengan data
semula.
Pengolahan data dan
informasi mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan,
pedistribusian, dan penyimpanan. Pemahasan rinci mengenai kegiatan-kegiatan
tersebut disajikan dalam Bab 5.
3. Manajemen
Sebagaimana telah kita
ketahui bahwa manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilakasanakan
secara benar, terorganissir, dan sesuai dengan jadwal.
G.R. Terry
mengemukakan manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorgaisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yan
melakasanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Dari uarian
diatas, dapat dipahami pengertian sistem
informasi manajemen, yaitu suatu sistem yang saling bekerja sama terdiri atas
sekumpulanorang, alat, serta prosedur, dan merupakan satu keasatuan yang saling
berinteraksi dan berkesinambungan serta dirancang untuk mengumpulkan, memilih,
menganalisis, mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi yang baik dan siap
pakai guna menghasilkan perencanaan, implementasi, dan pengendalian manajemen
yang baik melalui pembuatan keputusan.
Dengan kata lain,
sistem informasi manajemen adalah sistem informasi digunakan untuk menyajikan
informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengembalian
keputusan dalam suatu organisasi. Sistem informasi manajemen menghasilkan
informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan
informasi untuk operasi organisasi.
Sistem informasi
manajemen dibakukan dalam prosedur kerja kantor. Prosedur kerja memudahkan
kegiatan yang berulang dan rutin sehingga setiap terjadi perbaikan
prosedur tidak perlu dianggap sebagai hal baru yang menjadi beban tambahan.
B. Prasyarat Sistem Informasi Manajemen
Dalam pengelolaan
sistem informasi manajemen dibutuhkan komunikasi yang baik sebagai sayarat
mutlak untuk melakukan koordinasi kerja, baik secara vertikal maupun secara
horizontal. Koordinasi merupakan harmonisasi usaha-usaha yang bersifat
individual, dan merupakan esensi dari manajemen. Informasi dapat diampaikan
secara lisan maupun tulisan, misalnya melalui rapat, surat, buku panduan, dan
telepon.
Selain komunikasi
sebagai prasyarat, sistem informasi manajemen merupakan kumpulan manusia,
mesin, prosedur dan database. Oleh karenanya, sebuah sistem informasi tidak
dapat dikatakan sebuah sistem informasi manajemen jika tidak
memiliki/menggunakan database dalam pengertian database yang menyeluruh.
Selain itu, secara
teorirtis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah sistem informasi
manajemen. Namun dalam praktek, sistem informasi manajemen yang baik tidak akan
ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan
sistem informasi manajemen adalah sistem informasi manajemen harus dijalin
secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
C. Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Tujuan dari Sistem
Informasi Manajemen, yaotu sebagai berikut :
1. Mneyediakan
informasi yang dipergunakan didalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan
tujuan lain yang diiginkan manajemen.
2. Menyediakan
informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian,
dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan
informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut
menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke
informasi sistem informasi manajemen dan mengetahui bagaiman cara
menggunakannya. Informasi manajemen dapat membantu mereka
mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan maslah, dan
mengevaluasi kinerja karena informasi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua
tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian ,dan pengambilan keputusan.
Tujuan
utama sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua
manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Sistem
informasi manajemen menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan
output dari berbagai simulasi model matematika.
D. Jenis-Jenis Sistem Informasi
Setiap orgaisasi atau
perusahaan mempunyai sejumlah sistem informasi yang berbeda-beda dan sistem
tersebut memberikan informasi secara terus menerus kepada pihak pengguna pada
semua tingkat.
Setidaknya terdapat
tiga jenis sistem informasi manajemen, yaitu :
1. Sistem Informasi Berdasarkan
Pegawai
Contoh sistem
informasi pada sebuah organisasi berbentuk perseroan terbatas (PT) yang
Berkonsentrasi pada struktur organisasi dengan garis komando dapat
dilihat pada gambar berikut ini.
Data dan informasi
mengalir, baik secara lisan maupun tulisan atau laporan manual dan digital.
Data dan informasi tersebut digunakan sebagai tindakan kontrol dan tindakan.
Alas yang lebar menunjukkan bahwa bagian bawah lebih banyak pegawai yang
beroperasi. Semakin ke puncak semakin sedikit pegawai yang diperlukan dimana
pekerjaan manajemen dan administrasi lebih banyak dilakukan.
Tingkatan struktur dan
tingkatan wewenang dalam organisasi formal menekankan adanya koordinasi secara
vertikal dan horizontal untuk mengendalikan operasional kantor. Hal ini
cenderung membatasi arus komunikasi di kalangan pegawai sehingga
organisasi informal berkembang untuk pengkomunikasian informasi di kalangan
pegawai. Seorang pegawai lebih cenderung untuk mencari informasi dari rekan kerja
dari pada mencari informasi dari supervisor. Dengan demikian, interaksi
langsung antar pegawai dapat memecahkan masalah yang berhubungan dengan
pekerjaan. Sistm ini berperan sebagai sara penyebaran informasi secara cepat
dan memberikan umpan balik.
Kelemahan sistem ini adalah kurangnya kualitas informasi sehingga
kemungkinan besar dapat terjadi penyebaran isu negatif. Solusi terhadap
kelemahan ini adalah meningkatkan metode komunikasi formal. Jika manajemen
memberikan informasi yang memadai kepada para pegawai pada waktu yang
tepat dan dngan saluran komunikasi yang benar, maka isu negatif
tidak mungkin berkembang.
2. Sistem Informasi Berdasarkan
Komputer
Sistem
informasi berdasarkan komputer mengacu kepada penggunaan komputer guna
pengumpulan dan pengolahan rekaman serta kegiatan bisnis. Penggunaan sistem ini
dapat menghasilkan keuntungan berupa kecepatan tinggi, keakuratan, serta biaya
rendah dalam pengoperasian prosedur administrasi.
3. Sistem Informasi Manajemen
Sistem
informasi manajemen merupakan sistem manual dan atau komputer terpadu yang
memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan
keputusan suatu organisasi. Tujuan ideal yang ingin diperoleh adalah mencapai
suatu situasi dimana data diolah ketika diterima dan informasi diperoleh pada
waktu yang tepat sehingga berpengaruh dalam pengambilan keputusan. Banyak jenis
barang yang dipasarkan misalnya, register elektronik yang dihubungkan dengan
server membrikan informasi langsung untuk rekaman stok manajemen dan rekaman
keuangan.
E. Manfaat Informasi
Dengan demikian,
informasi bermanfaat untuk :
1. Perencanaan, misalnya untuk menentukan
target profit yang ingin dicapai dan anggaran biaya tahun ini
perusahaan membutuhkan informasi berkaitan rencana dan realisasi profit serta
biaya tahun sebelumnya. Dengan demikian, dapat dilakukan pengukuran apakah
efektivitas tercapai atau tidak. Informasi tersebut dibutuhkan karena berisi
data yang disertai dengan pembanding sebagai bahan masukkan dalam melakukan
perkiraan untuk masa yang akan datang.
2. Pengorganisasian, misalnya dalam menjalankan
suuatu proyek, job description setiap posisi pada struktur
organisasi yang sudah dibuat sebelumnya harus diduduki oleh orang-orang yang
tepat. Untuk itu, perusahaan membutuhkan informasi berkenaan dengan kompetensi,
pengetahuan, skill, kemampuan dari orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan.
3. Pelaksanaan, misalnya perusahaan melakukan
perluasan pasar dengan mengirimkan produk ke daerah tertentu. Namun tiba-tiba,
ada informasi terjadi banjir di jalan menuju daerah tersebut, sehingga
perusahaan harus mencari jalan alternatif untuk mencapai tujuan.
4. Pengendalian, misalnya perusahaan ingin
meninjau pelaksanaan pameran apakah sesuai dengan rencana atau tidak, baik
waktu maupun kualitas. Perusahaan harus mengawasi realisasi apakah ada kemajuan
yang telah dicapai sekaligus membandingkan dengan rencana semula.
F. Karakteristik Informasi Siap Pakai
Karakteristik
informasi yang baik dan siap pakai, di antaranya :
1. Relevan
Informasi
dianggap relevan jika informasi itu berkaitan dengan keperluan pengambilan
keputusan. Informasi yang diterima harus relevan dengan permasalahan yang
dihadapi. Contoh, hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menerima calon
pegawai antara lain latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan atau
kursus yang pernah diikuti. Sedangkan informasi mengenai jumlah saudara tidak
relevan untuk dipertimbangkan dalam menerima calon pegawai.
2. Akurat
Informasi
yang diterima harus bener, menggambarkan kenyataan secara objektif, tepat,
tidak bias, dan sebaliknya ada derajat kebenaran sebagai hasil analisis
statistik.
3. Tepat Waktu
Informasi
harus tersedia pada saat dibutuhkan. Misalnya bagian pemasaran harus mengetahui
jumlah dan jenis barang persediaan di gudang, Jangan sampai bagian pemasaran
menjanjikan akan segera mengirimkan barang pesanan kepada konsumen secepatnya
sementara barang yang dipesan sudah habis persediaanya di gudang. Contoh lain
informasi nilai tukar mata uang hari kemarin tidak berlaku untuk transaksi hari
ini.
4. Lengkap dan Memadai
Informasi
yang diterima harus lengkap dan memadai dalam kuantitas dan kualitas sesuai
dengan kebutuhan. Contoh, Pemegang saham ingin mengetahui secara keseluruhan
laporan keuangan. Dengan demikian, Perusahaan harus menyediakan informasi
neraca keuangan, laporan rugi laba, laporan arus kas, dan sebagainya.
5. Up to Date
Lingkungan
eksternal selalu berubah-ubah dan berbeda-beda setiap saat. Perubahan tersebut
tidak dapat dikendalikan melainkan harus diantisipasi secara proaktif. Dengan
demikian, informasi yang diperoleh harus informasi terbaru yang mencakup dan
mengakomodir perubahan-perubahan yang terjadi sehingga dapat memudahkan
manajemen dalam mengambil keputusan.
6. Dapat Diandalkan
Informasi
harus handal, dapat dipercaya, atau dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Informasi yang diperoleh dari gosip atau isu yang tidak jelas asal-usulnya
Tentunya tidak dapat
digunakan.
7. Dapat Dimengerti
Informasi
harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik. Informasi dapat disajikan dalam
bentuk angka, tabel, dan grafik yang jelas dan mudah dimengerti agar informasi
tersebut berguna bagi pembuat keputusan dan mempermudah serta mempercepat
pengambilan keputusan.
8. Dapat Dibandingkan
Informasi
harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan saat ini, keadaan di masa
lalu, keadaan masa yang akan datang, kemampuan potensial, dan dengan pihak
pesaing.
G. Hambatan Informasi bagi Pengambil Keputusan
Dalam
membuat keputusan sering dijumpai hambatan-hambatan yang disebabkan oleh
rendahnya kualitas informasi. Informasi yang tersedia tidak akan mendukung
proses pengambilan keputusan apabila terjadi hal-hal berikut :
1. Infromasi
tidak akurat/salah.
2. Informasi
tidak diteruskan atau ditutupi.
3. Informasi
sulit dikumpulkan.
4. Informasi
sulit ddicari.
5. Informasi
tidak jelas kebenarannya atau sulit dikonfirmasi.
6. Sistem
penyimpanan tidak jelas.
7. Informasi
yang dibutuhkan tidak diketahui.
8. Kurang
bertanggung jawab dalam mengumpulkan informasi.
9. Informasi
penting atau rahasia bocor kepada pihak lain.
10. Dana
terbatas.
H. Input, Proses, Output, dan Pengendalian Informasi
Setiap open
system, termasuk didalamnya organisasi/perusahaan, memiliki input, proses,
output, dan pengendalian. Dalam sistem informasi manajemen, keempat aspek
tersebut dapat dikenali dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan, misalnya
sebagai berikut ;
1. Input
a. Keputusan
apa yang akan dibuat?
b. Data
apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan keputusan?
c. Informasi
apa yang dibutuhkan untuk mendukung pembuatan keputusan?
d. Berapa
banyak informasi yang dibutuhkan?
e. Dalam
bentuk apa informasi tersebut diperoleh?
f. Siapa
yang bertanggung jawab untuk mengolah informasi tersebut?
g. Dari
siapa/dari mana informasi tersebut diperoleh?
h. Bagaimana
cara mendapatkan informasi tersebut?
2. Proses
a. Bagaimana
cara membuat informasi tersebut?
b. Bagaimana
cara mengumpulkan informasi tersebut?
c. Bagaimana
cara memproses informasi tersebut?
d. Bagaimana
cara mereka informasi tersebut?
e. Bagaimana
cara mendistribusikan informasi tersebut?
f. Bagaimana
cara mengembangkan pendistribusian yang efektif dan efisien?
3. Output
a. Informasi
seperti apa yang dihasilkan?
b. Kapan
informasi tersebut dihasilkan?
c. Dalam
bentuk apa informasi tersebut dihasilkan?
d. Bagaimana
cara mengintegrasikan informasi yang diperoleh dan bagaimana cara menyimpulkan informasi tersebut untuk mencapai tujuan?
e. Bagaimana
kualitas informasi yang dihasilkan?
f. Puaskah
para pengguna informasi dengan informasi yang dihasilkan?
4. Pengendalian
a. Bagaimana
kualitas pegambilan keputusan yang dibuat?
b. Sejauh
mana informasi yang dihasilkan mendukung kualitas pengambilan keputusan?
c. Apakah
keputusan yang diambil sudah sesuai dengan harapan dan logis?
d. Bagaimana
para pengolah informasi mempertanggungjawabkan tugas yang diberikan?
e. Apakah
ada masalah atau penyimpangan yang timbul selama terjadi input, proses, atau
output?
f. Dari
manakah masalah atau penyimpangan tersebut timbul?(dari grup,
personal, departemen, divisi, organisasi secara keseluruhan, atau luar
organisasi)
g. Bagaimana
cara melakukan koreksi atau revisi tersebut dilakukan?
h. Kapan
koreksi atau revisi tersebut dilakukan?
i. Bagaiman
bentuk dan pendistribusian informasi yang dapat menjamin rahasia atau keamanan informasi?
j. Berapa
banyak pengeluaran yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi?
k. Sejauh
mana sistem dan prosedur kantor dapat mendukung kualitas informasi dan
pengambilan keputusan?
l. Bagaimana
pengklasifikasian sistem informasi?
m. Apakah
perlu melakukan cross check dengan sumber lain? Bagaimana hal
tersebut dilakukan?
n. Bagaimana
kemampuan pegawai dalam menganalisis informasi? Apakah perlu dikembangkan lagi?
o. Apakah
sistem informasi manajemen yang ada dapat meningkatkan kinerja organisasi
secara keseluruhan?
p. Apakah
perlu sistem informasi manajemen tersebut dikembangkan lagi? Bagaimana cara mengembangkannya?
I. Pengendalian Sistem
Informasi Manajemen
Rancangan
sistem organisasi perusahaan menekankan pada pentingnya informasi, pengolahan
sistem informasi, dan pengkomunikasian informasi yang baik kepada pihak pemakai
informasi. Jika keakuratan dan ketersediaan informasi diragukan manajemen tiak
dapat mengendalikan organisasi secara efektif sehingga akan mengalami kesulitan
dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen
perusahaan perlu dikelola secara optimal karena informasi merupakan dasar
pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Di samping itu, pengelolaan sistem
informasi manajemen yang baik mendukung tercapainya manajemen perusahaan yang
berkualitas.
Sistem
Informasi Manajemen (SIM) merupakan bagian dari pengedalian internal suatu
bisnis, meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh
akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis, seperti biaya produk,
layanan, atau suatu strategi bisnis.
Pengendalian
sistem informasi adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati, membina,
dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem informasi, khusunya
dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi, dan
koordinasi. Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tidak dapat
dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi , bahkan melaksanakan fungsi yang
sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan
informasi. Ada beberapa keterampilan untuk mengelola pengendalian
sistem informasi yaitu sebagai berikut :
1. Kemampuan
mengendalikan kegiatan perencanaan informasi.
2. Kemampuan
mengendalikan proses transformasi informasi.
3. Kemampuan
mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi.
4. Kemampuan-kemampuan
kegiatan koordinasi.
Dengan
kemampuan-kemampuan itu maka terjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan sistem
informasi.
BAB 6
A. Pengertian Basis Data (Data Base)
Basis
data atau database, berasal dari kata basis dan data. Basis dapat diartikan
markas atau gudang tempat berkumpul. Data merupakan representasi fakta dunia
nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli,
pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, kedaan, dan sebagainya yang
direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau
kombinasinya dan mempunyai arti secara implisit. Data dapat dinyatakan dalam
bentuk angka, karakter atau simbol, sehingga bila data dikumpulkan dan saling
berhubungan maka dikenal dengan istilah basis data (database) [Ramez,
2000].
Menurut
Encyclopedia of Computer Science and Engineer, para ilmuwan di
bidang informasi menerima definisi standar informasi, yaitu data yang digunakan
dalam pengambilan keputusan. Jadi basis
data merupakan kumpulan file/table yang salingberelasi (berhubungan) yang
disimpan dalam media penyimpananelektronik. Atau, basis data adalah
koleksi terpadu dari data yang saling berkaitan yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan informasi suatu enterprise (dunia usaha).
Tabel 5.1 Definisi Basis Data Menurut Para
Ahli
PakarInformatika
|
Definisi Basis Data
|
George Tsu-der Chou
|
Basis data merupakan kumpulan
informasi bermanfaat yang diorganisasikan kedalam aturan yang khusus.
Informasi ini adalah data yang telah diorganisasikan kedalam bentuk yang
sesuai dengan kebutuhan seseorang [Abdul, 1999].
|
Fabbridan Schwab
|
basis data adalah system berkas
terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan duplikasi data.
|
Ramez Elmasri
|
Basis data lebih dibatasi pada
arti implisit yang khusus, yaitu sebagai berikut.
a. Basis
data merupakan penyajian suatu aspek dari dunia nyata (real world).
b. basis
data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber yang secara logika
mempunyai arti implisit. Data yang terkumpul secara acak tanpa memiliki arti,
tidak dapat disebut basis data.
c. Basis
data perlu di rancang, dibangun dan data dikumpulkan untuk suatu tujuan.
Basis data dapat digunakan oleh beberapa user dan beberapa aplikasi yang
sesuai dengan kepentingan user.
|
Dari beberapa definisi
di atas, basis data memiliki berbagai sumber data dalam pengumpulan data,
bervariasi derajat interaksi kejadian dari dunia nyata, dirancang dan dibangun
agar dapat digunakan oleh beberapa user untuk berbagai kepentingan [Waliyanto,
2000] dan pada masing-masing table/file di dalam database berfungsi untuk
menampung/menyimpan data-data, dan masing-masing data yang ada pada table/file
tersebut saling berhubungan dengan satu sama lainnya. Tujuan dari dibentuknya
basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya adalah kemudahan dan kecepatan dalam
pengambilan kembali data.
Dalam
basis data seluruh data disimpan dalam file basis data pada masing-masing
table/file sesuai dengan fungsinya, sehingga penelusuran data dapat dilakukan
dengan mudah dan cepat tersaji. Basis data merupakan aspek yang sangat penting
dalam system informasi karena merupakan gudang penyimpanan data yang dapat
menghindari duplikasi data, hubungan antardata yang tidak jelas, organisasi
data, serta update yang rumit.
B. Hierarki Basis Data
Data
diorganisasikan kedalam bentuk elemen data (field), rekaman (record),
dan berkas (file). Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak
dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Misalnya data siswa terdiri
dari NIS, nama, alamat, telepon atau jenis kelamin. Rekaman merupakan gabungan
sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman adalah
baris atau tupel. Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama.
C. J. Date
menyatakan bahwa sistem basis data dapat dianggap sebagai tempat untuk
sekumpulan berkas data yang terkomputerisasi dengan tujuan untuk memelihara dan
membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan.
C. Macam-Macam Basis Data
Dilihat dari jenisnya, basis data dibagimen jadi menjadi dua
yaitu sebagai berikut.
1. basis Data Flat-File
Basis data flat-file baik digunakan untuk
menyimpan daftar atau data sederhana dan berukuran kecil sehingga dapat diubah
dengan mudah. Pada dasarnya, mereka tersusun dari sekumpulan string dalam satu
atau lebih file yang dapat diurai untuk mendapatkan informasi yang disimpan.
Basis data flat-file akan menjadi sangat rumit bila digunakan
untuk menyimpan data berstruktur kompleks meskipun masih dimungkinkan menyimpan
data semacam itu. Salah satu masalah penggunaan basis data jenis ini yaitu
rentan pada korupsi data karena tidak ada penguncian yang melekat saat data
digunakan atau dimodifikasi.
2. Basis Data Relasional
Basis
data ini mempunyai struktur yang lebih logis terkait cara penyimpanan. Kata
“Relasional” berasal dari kenyataan bahwa tabel-tabel yang berada di basis data
dapat dihubungkan satu dengan lainnya. Basis data relasional menggunakan
sekumpulan table dua dimensi yang masing –masing table tersusun atas baris (tupel)
dan kolom (atribut).Untuk membuat hubungan antara dua atau lebih tabel,
digunakan key (atribut kunci) yaitu primary key di salah satu
table dan foreign key di tabel yang lain.
Saat
ini, basis data relasional menjadi pilihan karena keunggulannya. Beberapa
kelemahannya antara lain implementasi yang lebih sulit untuk data, dalam jumlah
besar dengan tingkat kompleksitasnya yang tinggi dan proses pencarian informasi
yang lebih lambat karena perlu menghubungkan tabel-tabel terlebih dahulu
apabila datanya tersebar di beberapa tabel.
D. Data Base Management System (DBMS)
Data Base Management
System dapat diartikan sebagai Sistem Manajemen Basis Data (SMB), yaitu program
komputer yang digunanakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memodifikasi
dan memperoleh data/informasi secara praktis dan efisien. Manfaat dari DBMS
antara lain sebagai berikut.
1. Praktis.
DBMS menyediakan media penyimpanan permanen berukuran kecil namun banyak menyimpan
data jika dibandingkan dengan menggunakan kertas.
2. Komputer
dapat mencari dan menampilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat.
3. Mengurangi
kejemuan saat melakukan pekerjaan berulang-ulang karena mesin tidak
merasakannya.
4. Update
to date. Informasi yang tersedia selalu berubah dan akurat setiap
saat.
Tabel 5.2 KeuntungandanKelemahanPenggunaan
DBMS
Keuntungan-keuntungan
|
Kelemahan-kelemahan
|
a. Pemusatan
kontrol DBMS dibawah satu orang/ kelompok menjadi terpeliharanya standar kualitas
data, keamanan batas penggunaannya serta menetralkan konflik dalam
persyaratan data dan integritas data dapat terjaga.
b. Informasi
basis data lebih efektif dalam pemakaian bersama (shared data) oleh
beberapa user, dengan kontrol data yang terjaga.
c. Mudah
dalam membuat program aplikasi baru dengan data bebas dan terpisah dari data
yang disimpan dalam komputer.
d. Menyediakan
interface secara mudah bagi user dalam mengelola data secara langsung.
e. Data
yang masuk dapat berlebih/ rangkap. DBMS dapat menurunkan atau mengontrol
tingkat kerangkapan dan mengelola proses pembaruan data.
f. Kemungkinan
database yang di akses sama. DBMS mampu mengatur interface berbeda,
disesuaikan dengan pemahaman tiap user terhadap kebutuhan basis data.
|
a Biaya
tinggi. Kebutuhan untuk mendapatkan perangkat lunak dan perangkat keras yang
tepat cukup mahal, termasuk biaya pemeliharaan dan sumber daya manusia yang
mengelola basis data tersebut.
b Sistem
basis data lebih kompleks dibandingkan dengan proses berkas, sehingga mudah
terjadi kesalahan dan semakin sulit dalam pemeliharaan data.
c Data
yang terpusat dalam satu lokasi dapat beresiko kehilangan data selama proses
aplikasi.
|
1. Model Data
Model data dapat
dikelompokkan berdasarkan konsep pembuatan deskripsi strktur basis data, yaitu
sebagai berikut.
a. Model
data konseptual (high level) menyajikan konsep tentang bagaimana user
memandang atau memperlakukan data. Dalam model ini dikenal tiga konsep
penyajian data.
1) Entity (entitas)
merupakan penyajian objek, kejadian atau konsep dunia nyata yang keberadaannya
secara eksplisit didefinisikan dan disimpan dalam basis data. Contohnya siswa,
mata pelajaran, guru, nilai, dan sebagainya.
2) Atribute (atribut)
adalah keterangan yang menjelaskan karakteristik dari suatu entitas seperti
NIS, nama, kelas, jurusan untuk entitas siswa.
3) Relationship (hubungan)
marupakan interaksi antara satu entitas dengan yang lainnya. Contoh nya entitas
pelanggan berhubungan dengan entitas barang yang dibelinya.
b. Model
data fiskal (low level) merupakan konsep deskripsi detail antara
disimpan kedalam computer dengan menyajikan informasi tentang format rekaman,
urutan rekaman, dan jalur pengaksesan data yang dapat membuat pencarian rekaman
data lebih efisien.
c. Model
data implementasi (representational) merupakan konsep deskripsi data
disimpan dalam computer dengan menyembunyikan sebagian detail deskripsi data
sehingga para user mendapat gambaran global bagaimana data disimpan dalam
komputer. Model ini merupakan konsep model data yang digunakan oleh model
hierarki, jaringan dan relasional.
2. Skema dan Instan Basis Data
Skema basis data merupakan deskripsi dari basis data yang
spesifikasinya ditentukan dalam tahap perancangan namun tidak terlalu
diharapkan diubah setiap saat. Penggambaran skema umumnya hanya berisi sebagian
dari detail deskripsi basis data.
Siswa
NIS
|
Nama
|
Kelas
|
Jurusan
|
Mata Pelajaran
KD_MP
|
Mata Pelajaran
|
Guru
KD_Guru
|
Nama
|
Alamat
|
Telepon
|
Sekolah
KD_Sekolah
|
NIS
|
KD_MP
|
KD_Guru MP
|
Semester
|
Tahun
|
Nilai
|
Sekelompok data yang tersusun
dalam satu baris rekaman (record / tuple) dan tersimpan dalam basis
data disebut dengan instansi (instance) atau kejadian (occurences).
3. Arsitektur DBMS
Arsitektur ini dikenal dengan nama arsitektur tiga skema (three-schema
architecture) dimana fungsi ini untuk memisahkan antara basis data fisik
dengan program aplikasi user.
Skema-skema tersebut
adalah sebagai berikut.
a. Level
internal merupakan skema internal yang memuat deskripsi struktur
penyimpanan basis data dan menggunakan model data fisikal serta mendefinisikan
secara rinci penyimpanan data dalam basis data dan jalur pengaksesan data.
b. Level
konseptual adalah skema yang memuat deskripsi struktur basis data
secara keseluruhan untuk semua pemakai. Skema ini hanya memuat deskripsi
tentang enitas, atribut, hubungan dan batasan, tanpa memuat deskripsi data
secara rinci.
c. Level
eksternal merupakan skema eksternal (user view) yang
mendefinisikan pandangan data terhadap sekelompok user (local view)
dengan menyembunyikan data lain yang tidak diperlukan oleh kelompok user
tersebut.
Keuntungan dari arsitektur ini antara lain sebagai berikut.
a. Perubahan
skema konseptual, yaitu adanya perubahan suatu item data tidak akan berpengaruh
pada program aplikasi. Namun jika skema eksternal tidak sesuai lagi dengan
skema konseptual yang baru maka program aplikasi harus di sesuaikan juga.
b. Perubahan
skema internal, yaitu pemisahan antara skema eksternal dengan skema internal
yang berfungsi untuk menjaga bila terjadi perubahan skema internal. Misalnya,
ada penambahan “pointer” pada rekaman tidak memerlukan perubahan pada aplikasi.
c. Perubahan
skema eksternal, yaitu adanya penambahan atau pembuatan skema eksternal baru
namun tidak memengaruhi aplikasi yang ada selama aplikasi tersebut tidak
mengakses data berdasarkan skema yang baru.
Berikut komponen-komponen DBMS (Howe, 1991).
a. Interface,
yang didalamnya terdapat bahasa manipulasi data (data manipulation language).
b. Bahasa
definisi data (data definition language) untuk skema eksternal, skema
konseptual, dan skema internal.
c. Sistem
kontrol basis data (database control system) yang mengakses basis data
karena adanya perintah dari bahasa manipulasi data.
Contoh
bahasa menggunakan komponen-komponen tersebut adalah SQL (Structured Query
Language). SQL merupakan bahasa standar yang digunakan oleh kebanyakan
aplikasi-aplikasi DBMS.
Referensi : Reymond, MC Leod. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Salemba Empat
Referensi : Reymond, MC Leod. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Salemba Empat
CONTOH SOAL DAN
JAWABAN
1. Jelaskan manfaat SIM dalam bidang pemasaran !
Pemasaran
dalam perusahaan merupakan fungsi yang amat penting peranannya dalam upaya
perusahaan meraih kemajuan, bukan hanya dalam bentuk tingkat keuntungan, akan
tetapi juga dalam arti pertumbuhan, perkembangan dan peningkatan kemampuan
menghadapi persaingan dimasa yang akan datang.Informasi yang diperlukan dalam
melakukan kegiatan-kegiatan pemasaran dapat diperoleh dari dalam organisasi
seperti analisis pasar, penukutan pasar, dan analisis profitabilitas dan
produktivitas. Tetapi banyak diantaranya yang hanya diperoleh diluar
organisasi, informasi yang di butuhkanitu ialah: pertama: Informasi tentang
bentuk persaingan yang mungkin akan dihadapi. Misalnya, perkiraan tentang
prilaku pesaing dalam memasarkan, mempromosikan dan menjual produknya, apakah
akan berpegang pada norma-norma moral dan etika atau tidak, atau apakah justru
cenderung menganut pandangan persaingan “tidak sehat” dengan menggunakan teknik-teknik
yang sering disebut sebagai zero sum game. Kedua: Informasi tentang target
gruops di masyarakat yang menjadi sasaran pemasaran, promosi,dan penjualan
produk tertentu. Seperti informasi tentang tingkat pendidikan, jenis-jenis
pekerjaan, tingkat penghasilan, jenis kelamin, kelompok umur, status
pernikahan, domisili dll. Ketiga: Informasi tentang kepuasan konsumen, apakah
ada complaints atau bahkan tuntutan apabila mereka tidak puas dan merasa di
rugikan oleh produsen tertentu. Informasi yang diperlukan dalam melakukan
kegiatan-kegiatan pemasaran dapat diperoleh dari dalam organisasi seperti
analisis pasar, penukutan pasar, dan analisis profitabilitas dan produktivitas.
Tetapi banyak diantaranya yang hanya diperoleh diluar organisasi. Terlepas dari
sumber informasi tersebut, yang paling penting ialah bahwa jumlah, bentuk dan
jenis informasi itu haruslah sedemikian rupa sehingga berbagai keputusan
tentang keseluruhan proses dan fungsi pemasaran dapat di buat dengan tingkat
akurasi yang setinggi mungkin.
2. Apa yang kamu ketahui tentang SIM? Dan mengapa SIM sangat berperan penting dalam sebuah manajemen?
Management
Information System / MIS merujuk kepada suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan suatu alat bagi manajer untuk menyusun, mengevaluasi, dan mengelola
berbagai departemen dalam organisasi secara efisien. Sistem informasi manajemen
menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi
yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya
menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat
keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem
informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana
strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat
mengukur tingkat keberhasilannya.
Sistem
informasi adalah suatu sistem untuk mengelola suatu data atau laporan yang
diperlukan.
Sistem
informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi karena
sistem informasi berperan dalam menunjang kegiatan bisnis operasional,
menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan
strategi kompetetif organisasi.
3. Jelaskan sejaran SIM eksistensinya saat ini dan perkembangannya di masa depan !
· SIM
merupakan otomatisasi elektronik beberapa jenis penghitungan , pencatatan, dan
tehnik informasi. SIM menghasilkan laporan berkala pada operasi untuk setiap
tingkat manajemen dalam perusahaan. SIM dahulu merupakan system yang berkaitan
dengan akuntansi manual.
· Eksistensi
saat ini : SIM digunakan untuk system pendukung keputusan, sumber daya . SIM
dan manajemen aplikasi, manajemen proyek, dan aplikasi pengambilan database
.program dalam masalah perhitungan dengan modernisasi.
· Perkembangan
dimasa depan : SIM digunakan untuk data identifikasi atau data dari seseorang .
SIM digunakan untuk meminimalis waktu pembuatan data seperti database otomatis.
Adanya computer yang portable dan mobile.
4. Apa keuntungan dan kerugian dari penggunaan SIM bagi sebuah perusahaan
4. Apa keuntungan dan kerugian dari penggunaan SIM bagi sebuah perusahaan
Keuntungan
:
Meningkatkan
efisiensi operasional. Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat
menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional
membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost
leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi,
perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut
(barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan
teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara
lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan
cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
Memperkenalkan
inovasi dalam bisnis. Misalnya penggunaan ATM (automated teller machine) dalam
perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi.
Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis
melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam
sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran(switching costs)
ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah
contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan
terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan
penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem
reservasi terkomputerisasi ,maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem
reservasi dari penerbangan lain.
Membangun
sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi memampukan
perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat
kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat
keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa
spesialis sistem informasi,
Kekurangan
:
Makin
majunya sebuah informasi dengan mudah di dapatkan semakin bnayk orang
menggunakan secara negative untuk penipuan dan pelanggaran tentang UU IT.
Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar
Kurangnya
perencanaan yang memadai
Kurang
personil yang handal
Kurangnya
partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang
sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil
yang terlibat.
5. Komponen apa saja yang
diperlukan dalam SIM
Pengertian
Komponen-komponen (elemen-elemen) pada SIM
Pengertian
Komponen adalah bagian dari keseluruhan. Pengertian Elemen adalah kata yang
berasal dari kata Latin elementum yang berarti "bagian-bagian dasar yang
mendasari sesuatu".
Dalam
tugas ini penulis akan membahas bagian yang mendasari dari sistem informasi
manajemen serta tujuan pembahasan ini agar kita mengetahui apa saja keseluruhan
komponen-komponen yang diperlukan sehingga membentuk sebuah Sistem Informasi
Manajemen.
Pembahasan
Komponen-komponen Sistem Informasi Manajemen
Sistem
informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem
informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem
informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara
fisik
6. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional
Komponen
sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik
pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi
yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem
Administrasi dan Operasional
Sistem
ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia,
administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan
sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera
diketahui.
b. Sistem
Pelaporan Manajemen
Sistem
ini merupaka sistem yang memiliki fungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan
laporan yang bersifat periodik kepada para pengambil keputusan,sehingga para
pengambil keputusan memiliki bahan-bahan atau informasi-informasi yang di
perlukan untuk mengambil keputusan dengan benar.
c. Sistem
Database
Database
adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga
memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Basis data yang dimaksudkan
untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan bebasis berkas.
Sistem Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh
beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang
sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan
bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin
bertambah. Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang di sebut
DBMS . DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai
membuat,memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang
praktis dan efesien.
d. Sistem
Pencarian
Berfungsi
memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan
sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.
e.
Manajemen Data
Manajemen
Data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua
kegiatan yang memastikan bahwa data:
1. Data Akurat
2. Up to Date (Mutakhir)
3. Aman
4. Tersedia bagi pemakai (user)
Berfungsi
sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan
database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.
7. Komponen Sistem Informasi
Manajemen Secara Fisik
Komponen
Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan
peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen.
Komponen-komponen tersebut meliputi:
a.
Perangkat keras:
Perangkat
keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa
dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang
berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.
Hardware
dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada padanya, atau yang
juga disebut dengan dengan istilah instruction set. Dengan adanya perintah yang
dapat dimengerti oleh hardware tersebut, maka hardware tersebut dapat melakukan
berbagai kegiatan yang
telah ditentukan oleh pemberi perintah.
Hardware
memiliki komponen pokok yaitu :
· Input
· Pemrosesan (CPU)
· Penyimpanan
· Output
b.
Perangkat lunak
Jika
perangkat keras adalah komponen yang nyata
8. Jelaskan bagaimana
hubungan SIM dan fungsi manajemen!
hubungan
nya menuai sinergi yaitu serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan
produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria
mutu yang telah ditetapkan. Kegiatan utama dari Semua sistem informasi, yaitu
menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan
penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya
memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).serta fungsi dari manajemen
itu sendiri merupakan berbagai jenis tugas ataupun kegiatan manajemen yang
mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya.
Dan ada 4 fungsi utama dalam manajemen:
1.
Perencanaan (Planning),
2.
Pengorganisasian (Organizing),
3.
Pengarahan (Actuating/Directing),
4.
Pengawasan (Controlling)
9. Mengapa SIA dikatakan bagian terbesar dari SIM !
Karena
sistem informmasi akuntansi ini berada diberbagai bidang operasional manajemen
organisasi, sehingga sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai
kumpulan-kumpulan sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja
sama secara harmonisasi untuk mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan
yang diperlukan untuk manajemen dalam proses pengambilan keputusan dibidang
keuangan.
10. Jelaskan manfaat SIM untuk suatu perusahaan !
Meningkatkan
efisiensi operasional : Investasi didalam teknologi system informasi dapat
menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien sehingga perusahaan dapat
menjalankan strategi keunggulan biaya.
Memperkenalkan
inovasi dalam bisnis : penggunaan atm dalam perbankan merupakan contoh baik
dari inovasi teknologi system informasi,dengan adanya atm bank-bank besar dapat
memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung
beberapa tahun.
Membangun
sumber-sumber informasi strategis : teknologi system informasi mendorong
perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendukung
strategis bersaing perusahaan untuk mendapatkan kesempatan dalam keuntungan
strategis.
Mendukung
pengambilan keputusan manajerial : untuk mempermudah manajemen dan menunjang
proses pengambilan keputusan karena sistem informasi manajemen menyediakan
informasi bagi manajemen perusahaan dimana sistem informasi tersebut dilakukan
11. Kualitas suatu informasi
dipengaruhi 3 hal : relevancy, accurancy, timeline. Jelaskan !
Relevancy
: Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran
nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message
used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika
memberikan manfaat bagi pemakainya.
Accurancy
: Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias
atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan
maksudnya. Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah
informasi adalah:
Kelengkapan
Informasi
Kebenaran
Informasi
Keamanan
Informasi
Timeline
: How quickly is input transformed to correct output?” Bahwa informasi yang
dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat
(usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik,
sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat
menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang
Yang merupakan bagian dari lower manajemen yaitu ...
Soal pilihan ganda pelajaran PAP kelas XI
1. Istilah
manajemen berasal dari “manage” yang berasal dari bahasa ... yaitu ...
a. Latin,
Maneggio
b. Italia,
Maneggiare
c. Inggris,
Management
d. Sanskerta,
Maneggio
e. Italia, Maneggio
2. Apa yang
dimaksud dengan manajemen .....
a.
Ilmu dan seni tentang penggunaan sumber daya yang terbatas untuk pemenuhan
kebutuhan manusia yang tak terbatas.
b.
Ilmu dan seni dalam memimpin orang atau sumber daya manusia.
c.
Ilmu untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal dalam rangka pemenuhan
kabutuhan organisasi untuk mencapai tujuan misi dan visi perusahaan.
d.
IImu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapaitujuan
secara efektif dan efisien.
e.
Ilmu perencanaan, pengaturan dan pelaksanaan hubungan antar manusia dengan
organisasi.
3. Ilmu
manajemen menurut G.R Terry adalah ...
a.
Suatu ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasikan serta mengawasi.
b.
Proses Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organising), Memimpin
(Leadership), dan Pengawasan (controlling) usaha
dari suatu organisasi dan dari
sumber-sumber organisasi lainnyauntuk mencapai tujuan tertentu.
c.
Menyelenggarakan
sesuatu dengan menggerakkan orang-orang, uang, mesin, dan alat-alat sesuai
kebutuhan.
d.
Pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakkan kegiatan orang
lain.
e.
Penyelesaian
pekerjaan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
4. Ilmu
manajemen menurut Stoner adalah ...
a. Kemampuan dan ketrampilan
untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan tertentu melalui
orang lain
b. Suatu proses yang khas yang
terdiri atas tindakan Perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian untuk mencapai tujuan tertentu
melalui pemanfaatan sumber daya.
c.
Suatu ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasikan serta mengawasi.
d.
Usaha mencapai tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.
e.
Proses Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organising), Memimpin
(Leadership), dan Pengawasan (controlling) usaha
dari suatu organisasi dan dari
sumber-sumber organisasi lainnyauntuk mencapai tujuan tertentu
5. Fungsi
manajemen menurut Henry Fayol adalah ...
a. Planning,
Organizing, Actuating, Controlling
b. Planning,
Organizing, Comanding, Coordinating, dan Controlling
c. Planning,
Organizing, Motivating, Conditioning, Controlling
d. Planning,
Organizing, Staffing, Directing, Controlling
e. Planning,
Staffing, Coordinating, Reporting, Budgeting, Organizing, Directing
6. Salah
satu tugas dari Manajemen puncak adalah ...
a. Menetapkan kebijakan operasional
b. Mengawasi pada pekerja.
c. Melakukan semua pekerjaan
tingkat operasional.
d. Bertanggung jawab pada Middle Management.
e. Bertanggung jawab pada lower management.
7. Aliran manajemen yang memfokuskan
pemikiran pada usaha untuk mencapai kepuasan pelanggan adalah...
a. Aliran klasik
b. Aliran Manajemen mutu
c. Aliran perilaku
d. Aliran manajemen ilmiah
e. Aliran analisis system
8. Keterampilan yang harus dimiliki oleh
seorang manajer adalah ...
a.
Formal, informal dan teksnis
b.
Formal, teknis dan manajerial
c.
Konseptual, formal dan teknis
d.
Konseptual, Kemanusian dan teknis
e.
Perencanaan, organisasi dan evaluasi
9. Studi ilmu
manajemen sangat dibutuhkan dalam setiap organisasi karena alasan sebagai
berikut, kecuali...
a. Mencapai
tujuan organisasi
b. Menghilangkan
potensi konflik dalam organisasi
c. Mencapai
efisiensi organisasi
d. Mencapai
efektifitas organisasi
e. Memperlancar
tugas sehari-hari
10. Ibu Esti
memiliki keahlian dalam merencananakan bentuk kemasan tiap produk. Hal ini
menyebabkan tampilan produk sangat menarik sehingga meningkatkan omzet
penjualan. Ibu Suri merupakan orang yang tepat melakukan kegiatan manajemen di
bidang ...
a. Operasional/produksi
b. Keuangan
c. Personalia
d. Pemasaran
e. Perkantoran
11. Yang bukan merupakan fungsi manajemen menurut G.R. Terry adalah ...
a. Planning
b. Organizing
c. Actuating
d. Directing
e. Controlling
12. Salah satu
kegiatan badan usaha yang dilakukan oleh pimpinan untuk menggerakkan karyawan
agar bekerja keras dengan tujuan yang telah ditetapkan dan memberikan motivasi
kerja serta suasana kerja yang nyaman, hal yang dilakukan pimpinan tersebut
adalah termasuk dalam fungsi manajemen ...
a. Planning
b. Organizing
c. Actuating
d. Directing
e. Controlling
13. Salah satu
kebaikan sistem organisasi garis adalah ...
a. Terdapat
spesialisasi
b. Adanya
kesatuan komando
c. Proses
menduduki jabatan kecil
d. Maju mundurnya
perusahaan tergantung satu orang
e. Koordinasi
hanya perlu pada pimpinan eselon bawahan
14. Salah satu fungsi organisasi adalah ...
a.
Membagi pekerjaan, menetapkan tugas dan tanggung jawab
b.
Adanya pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen
pelaksana.
c.
Membentuk
susunan jabatan dan peranan
d.
Adanya pembagian kekuasaan antar masing-masing departemen.
e.
Adanya tanggung jawab yang sinergi antara masing-masing bagian dalam
perusahaan.
15. Fungsi
manajemen yang pertama kali harus dilakukan manajemer untuk menjalankan
organisasi secara efektif dan effisien adalah ...
a. Pengorganisasian
b. Pengawasan
c. Perencanaan
d. Pengarahan
e. Pengendalian
16. Di bawah ini adalah
kebaikan organisasi fungsional, kecuali ...
a.
Tugas karyawan
dapat dibagi secara tegas
b.
Produktivitas
tinggi
c.
Koordinasi
bagi karyawan pada fungsi yang sama mudah karena terdapat persamaan tugas
d.
Koordinasi
secara menyeluruh sulit dilakukan
e.
Koordinasi
terus menerus pada hanya di jenjang atas.
17. Fungsi manajemen
untuk menggerakkan orang-orang untuk bekerja sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan adalah ...
a.
Planning
b.
Organizasing
c.
Actuating
d.
Controlling
e.
Directing
18. Jabatan
direktur utama dalam perusahanaan termasuk dalam tingkatan ...
a. Dewan
komisaris
b. Manajemen
puncak
c. Manajemen
menengah
d. Manajemen
tingkat bawah
e. Semua level
manajemen
19. Pak Francis
adalah seorang manajer personalia merencanakan penerimaan pegawai baru. Dalam
rangka merealisasikan rencananya, Pak Francis melakukan kegiatan-kegiatan mulai
dari menetukan panitia, menetapkan tugas, dan tanggung jawab masing-masing
individu, serta pendelegasian wewenang kepada bawahan. Kegiatan-kegiatan yang
dilakukan oleh Pak Francis sesuai dengan fungsi manajemen, yaitu ...
a. Forcasting
b. Controlling
c. Planning
d. Organizing
e. Actuating
20. Pengendalian
mutu adalah salah satu bagian dari ...
a.
Manajemen Produksi
b.
Manajemen Perkantoran
c.
Manajemen Sumber daya manusia
d.
Manajemen Pemasaran
e.
Manajemen Keuangan
21. Dalam sistem
persediaan pada manajemen produksi penanganan yang terbaik adalah dengan
penghitungan jumlah persediaan yang disebut dengan ...
a.
Lay out
produksi
b.
Economic Order
Quantity
c.
Segmenting
d.
Pengendalian
mutu
e.
QualityControl
22. Proses
indentifikasi sekelompok konsumen homogen yang akan dilayani oleh perusahaan
adalah ...
a.
Targeting
b.
Segmenting
c.
Positioning
d.
Planning
e.
Controlling
23. Yang dimaksud dengan Marketing Mix adalah ...
a.
Sales,
Discount, Promosi dan Harga
b.
Planning, Pricing, Promotion, Controlling
c.
Periklanan, Publisitas, Direct sales, Distribution
d.
Product, Place, Price , Promotion
e.
Konsumsi, produksi, distribusi
24. Perhatikan
pernyataan berikut ini :
1. Kualitas
barang atau produk
2. Bentuk barang
3. Mudah
mendapatkan barang
4. Pelayanan
purna jual
5. Tidak ada
barang penggantinya
Yang perlu diperhatikan dalam kepuasan jangka
panjang adalah ...
a. 1,2 dan 3
b. 2,3 dan 4
c. 3,4 dan 5
d. 1,3 dan 4
e. 2,4 dan 5
25. Ada beberapa akibat
dari penilaian karyawan diperusahaan, kecuali ...
a.
Dipindah ke
perusahaan lain
b.
Pertimbangan untuk memberhantikan
c.
Dipindahkan ke pekerjaan yang lebih sempit
d.
Dipindah ke jabatan lain
e.
Promosi
26. Menurut Henry Fayol, apabila bawahan
menerima berbagai tugas yang berbeda dari banyak atasan maka karyawan akan
mengalami kebingungan dan sulit menentukan mana yang harus dilaksanakan.
Prinsip umum yang seharusnya diterapkan perusahaan dalam hal ini adalah ...
a. Tata tertib
b. Otoritas dan tanggung jawab
c. Kesatuan komando
b. Otoritas dan tanggung jawab
c. Kesatuan komando
d. Sentralisasi dan desentralisasi
e. Kesatuan pengarahan
e. Kesatuan pengarahan
27. Berikut
yang bukan merupakan prinsip manajemen menurut
Hanry Fayol adalah ...
a. Penonjolan diri
b. Pembagian kerja
c. Kesatuan perintah
d. Remunerasi
e. Otoritas atau wewenang
28. Teori
manajemen yang memusatkan kajiannya pada aspek manusia dan perlunya memahami
manusia. Aliran ini menggunakan disiplin ilmu psikologi dan sosiologi dalam
menerapkan teori-teorinya. Teori ini disebut ...
a. Aliran klasik
b. Aliran manajemen ilmiah
c. Aliran analisis sistem
d. Aliran manajemen mutu
e. Aliran perilaku
29. Pemimpin
yang mengambil keputusan tanpa melibatkan bawahan disebut ...
a. Otoriter
b. Demokratis
c. Bebas
d. Personal
e. Adil
30. Aliran
manajemen berdasarkan hasil diperkenalkan pertama-tama oleh ...
a. Henry Fayol
b. Geroge Terry
c. Ernest Dale
d. Peter Drucker
e. William Newman
31. Menetapkan seseorang untuk menempati
suatu jabatan dalam organisasi dengan memegang prinsip “the right man on the
right place” merupakan pelaksanaan dari fungsi ...
a. Planning
b. Organizing
c. Actuating
d. Motivating
e. Controlling
32. Berikut adalah hal-hal yang dibahas
dalam manajemen :
1. Sumber dana
2. Penerimaan pegawai
3. Penggunaan dana
4. Pengawasan penggunaan dana
5. Promosi dan mutasi
Hal-hal yang termasuk
ruang lingkup manajemen keuangan adalah ...
a. 1, 2, 3
b. 1, 2, 4
c. 3, 4, 5
d. 1, 3, 4
e. 2, 3, 4
33. Berikut adalah tujuan dari
fungsi-fungsi manajemen :
a.
Mengetahui
jalannya program
b.
Mengetahui
hasil pekerjaan
c.
Memberi
motivasi kerja
d.
Membagi
pekerjaan
e.
Mengembangkan
ketrampilan dan kemampuan staff
6. Memperbaiki kesalahan yang dibuat
pegawai
Hal-hal yang termasuk tujuan dari fungsi
manajemen controlling adalah ...
a. 1, 2, 3
b. 1, 2, 4
c. 2, 3, 4
d. 4, 5, 6
e. 1, 2, 6
34. Kemampuan yang harus dimiliki oleh
manajemen tingkat menengah adalah ...
a. Kemampuan teknis melebihi lower
management
b. Konseptual melebihi lower management
dan menekankan pada ketrampilan manusiawi
c. Teknis melebihi lower management dan
top management dan tidak ada ketrampilan manusiawi
d. Konseptual melebihi top management
e. Kemampuan personalia, teknis dan
konseptual dibawah lower management
35. Terdapat empat unsur penting yang
perlu diperhatikan perusahaan dalam memasarkan produknya kepada konsumen.
Keempat unsur tersebut (4P) adalah ...
a. Person, product, price, promotion
b. Product, place, power, price
c. Person, power, place, promotion
d. Product, price, promotion, place
e. Person, promotion, place, product
36. Kepuasan jangka panjang dapat terpenuhi
dengan memperhatikan hal-hal berikut, kecuali ...
a. Diskon dan pelayanan purna jual
b. Kualitas produk dan kemudahan
mendapatkan produk
c. Pelayanan purnajual dan keuntungan
d. Mudah mendapatkan produk dan kualitas
produk
e. Diskon dan keuntungan
37. Berikut urutan proses pemilihan pasar
yang benar adalah ...
a. Segmentasi, Targeting, Positioning
b. Segmentasi, Positioning, Targeting
c. Targeting, Segmentasi, Positioning
d. Targeting, Positioning, Segmentasi
e. Positioning, Targeting, Segmentasi
38. Ketika merancang sistem produksi,
manajemen harus mempertimbangkan, kecuali ...
a. Rancangan produk
b. Proses produksi
c. Penilaian pegawai
d. Rancangan jasa
e. Lokasi dan tata letak
39. Perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan,
kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja (PHK) dengan
sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan disebut ...
a. Manajemen Produk
b. Manajemen Pemasaran
c. Manajemen Keuangan
d. Manajemen Personalia
e. Manajemen Administrasi
40. Tindakan memantau kinerja atau
tindakan membandingkan hasil-hasil dengan tujuan, serta tindakan mengadakan
perbaikan, proses pengumpulan dan penafsiran umpan balik kinerja sebagai dasar
tindakan konstruktif dan perbaikan-perbaikan bila dipandang perlu, merupakan
pengertian dari fungsi manajemen ...
a. Coordinating
b. Controlling
c. Actuating
d. Planning
e. Organizing
41. Menentukan sumber dana yang
diperlukan, mengalokasikan sumber keuangan yang ada pada segala aktivitas
perusahaan atau penyusunan anggaran pengeluaran, dan melakukan pengawasan
terhadap penggunaan dan pemanfaatan keuangan, merupakan langkah yang ditempuh
oleh manajemen ...
a. Produksi
b. Pemasaran
c. Keuangan
d. Administrasi
e. Personalia
42. Keahlian untuk berkomunikasi,
bekerjasama dan memotivasi orang lain disebut ...
a. Konseptual
b. Simpati
c. Teknis
d. Interpersonal
e. Comunication
43. A. Mandor
B. Direktur utama
C. Kepala bagian
D. Pengawas lapangan
E. Dewan direksi
F. Supervisor
Yang merupakan bagian dari lower manajemen yaitu ...
a. A, B, C
b. B, C, D
c. A, D, F
d. C, E, F
e. B, D, F
44. Tingkat manajemen yang bertugas
memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional adalah ...
a. Top management
b. Middle management
c. Lower management
d. Personalia
e. Organizing
45. Planning, Organizing, Motivating,
Controlling, Evaluating merupakan fungsi manajemen menurut ...
a. Henry Fayol
b. Harlod Koontz
c. M. Gullick
d. George R. Terry
e. Sondang P. Siagian
46. Kegiatan pengkoordinasian perlu
memperhatikan hal-hal berikut, kecuali ...
a. Evaluasi
b. Koordinasi
c. Integrasi
d. Sinkronisasi
e. Simplifikasi
47. Penentuan tujuan yang jelas, pembagian
kerja, pelimpahan wewenang, kesatuan komando, rentangan kekuasaan merupakan
prinsip-prinsip dari ...
a. Planning
b. Organizing
c. Actuating
d. Controlling
e. Directing
48. Berikut yang merupakan penerapan
fungsi manajemen actuating di sekolah (OSIS) adalah ...
a. Menentukan suber daya yang dibutuhkan
b. Menerapkan struktur organisasi yang
menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
c. Mengevaluasi keberhasilan dalam
pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah
ditetapkan
d. Melakukan koordinasi antar bagian agar
terhindar dari komunikasi yang buruk
e. Mengimplementasikan proses
kepemimpinan, pembimbingan dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar
dapat bekerja efektif dan efisien dalam mencapai tujuan
49. Perkembangan
terakhir yang relatif baru dalam manajemen adalah konsep 7S dari ...
a. McKinsey
b. William H. Newman
c. George R. Terry
d. Prof. Eiji Ogawa
e. Henry Fayol
50. Dapat
menjalani hubungan baik antar anggota organisasi, struktur anggota dapat
mengetahui tugas, kewajiban dan tanggung jawabnya, spesialisasi dalam melakukan
tugas. Merupakan manfaat ...
a. Planning d. Controlling
b. Actuating e. Coordinating
c. Organizing
akan diambil
Komentar